Cuenta de cobro [Plantilla]
Una cuenta de cobro es un documento que puede ser emitido por una persona, o una entidad, para ofertar un bien o un servicio. Este documento permite solicitar la cancelación por un valor que se especifica por el servicio dado.
Tabla de Contenido
¿Qué es una cuenta de cobro?
Se define como cuenta cobro a un documento que se utiliza como soporte para la realización de una transacción. En éste se refleja el servicio que se ha prestado. También, cualquier venta realizada.
Es una de las herramientas más importantes para uso comercial, ya que permite tener un orden más específico de las ventas realizadas. Sin embargo, este documento no tiene la misma validez que una factura.
En ocasiones, no sólo basta la entrega o emisión de una factura. Y es que, desde el punto de vista legal, hay varias diferencias considerables entre ambos documentos fiscales.
Las facturas deben seguir las normas establecidas por la ley vigente para que sean manejadas correctamente. Para evitar confusiones, y problemas por ignorar a algunas de estas normas, lo mejor es utilizar una cuenta de cobro que es fácil de efectuar.
La simplicidad del formato y uso de las cuentas de cobro las hacen más populares por su eficacia. Sin embargo, en aquellos casos en los cuales se esté obligado a facturar, no se pueden utilizar las cuentas de cobro ya que solo aplican para personas naturales.
¿Cómo hacer una cuenta de cobro?
Se pueden utilizar plantillas, o formatos previamente diseñados directamente desde cualquier página disponible en Internet. Cualquier modelo de cuenta de cobro, puede ser personalizado realizando algunos cambios.
Una cuenta de cobro debe añadir una serie de datos que se consideran imprescindibles. El primero de ellos es colocar la razón social, o el nombre del vendedor, o de quien está prestando el servicio y no olvides adjuntar una copia del RUT.
La cuenta para cobro siempre debe identificarse con un número único. Este es un número consecutivo. También, se especifica el valor total de la transacción; así como la fecha de la elaboración de dicho documento.
Se debe incluir una descripción del servicio prestado, o del bien que se ha vendido. Un ejemplo cuenta de cobro es aquel que tiene un espacio asignado para la descripción amplia. Aunque, también es posible hacer una descripción más específica con sus detalles.
La cuenta para cobro debe llevar un número consecutivo para tener un control de las ventas realizadas. De esta manera, se sabe a quién se le ha prestado un servicio y también quien debe pagarlo.
Igualmente, se debe añadir los datos de la cuenta bancaria desde la cual se consignó el pago. Puede ser a partir de los 30 días desde la fecha en la cual se realizó el envío del dinero.
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El primer paso antes de realizar una cuenta para cobro es corroborar si se puede utilizar en el negocio. Es posible utilizarla cuando pertenece al régimen simplificado para el impuesto de IVA.
Estas cuentas pueden ser utilizadas como evidencia en caso de tener problemas para lograr que un cliente pague una deuda vencida. De esta manera, cuando se lleve el caso a juicio, la cuenta de cobro podrá ser usada a favor del cobrador.
En algunos casos, es posible que sea necesario incluir el valor del transporte. Cualquier valor adicional al servicio principal debe de ser incluído. Es importante añadir ésto, ya que después es difícil cobrarlo.
No hay que olvidar la descripción del producto, o del servicio, que fue entregado. De esta manera, ambas partes― cliente y vendedor― sabrán que todo fue incluido. La claridad es importante para evitar quejas en el futuro, o la solicitud de devoluciones.
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